DRH : mettre en place un onboarding digital

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L’onboarding est le processus par lequel une entreprise accueille et intègre ses nouveaux collaborateurs. Cette phase est essentielle car elle permet de s’assurer que les nouvelles recrues ont toutes les clés en main pour comprendre les enjeux de leur nouveau poste et intégrer la culture de l’entreprise.

Aujourd’hui, le challenge pour les ressources humaines est de repenser le parcoursd’intégration traditionnel vers un parcours plus digital et innovant. En effet, les accords-cadres signés dans les entreprises ont modifié l’emploi du temps du salarié. Il va être amené à travailler à distance 2 à 3 jours par semaine selon les accords. Il est donc plus difficile de suivre un parcours d’intégration classique : moins de présence sur site, rencontres entre collaborateurs limitées, nombreux documents administratifs en format papier à traiter, etc.

La digitalisation de l’onboarding devient alors une évidence pour la plupart des entreprises. Ces dernières vont transformer plusieurs étapes de leur parcours d’intégration. Par exemple, pour notre client DomusVi, nous avons développé une plateforme d’onboarding avec 5 zones bien distinctes :

La première Découvrir mon Environnement plonge le collaborateur dans les différents sites du groupe. Il peut ainsi s’orienter (accès au site via véhicule, transport en commun, vélos, etc.), se repérer (Plans 3D, photos, vidéos) et découvrir l’environnement de travail proposé (gestion téléphonie, informatique, commande matériel, etc.).

La deuxième zone Découvrir les équipes permet lui permet de prendre connaissance de ses futurs collègues (organigramme, plan bureau, photos) et d’écouter une vidéo de son manager.

La troisième zone Découvrir DomusVi est consacrée au groupe. Il peut ainsi se documenter sur la stratégie du groupe, comprendre les différents métiers, connaître sa présence à l’international ou encore se familiariser avec sa raison d’être.

La quatrième zone Ma vie chez DomusVi est consacrée au RH. Le collaborateur peut ainsi consulter, compléter et renvoyer des documents RH (contrat de travail, bulletin de paie, congés, etc.), contacter ses interlocuteurs (administration, CSE, médecine du travail, etc.) ou encore découvrir et bénéficier des avantages sociaux (Mutuelle, tickets restos, CE, etc.).

Enfin, la dernière zone M’informer et travailler sensibilise et forme le collaborateur aux applications et fonctionnalités disponibles pour travailler, lui permet de s’abonner aux différents canaux de communication (newsletter, magazine interne, etc.) ou d’intégrer des communautés (réseaux sociaux, forums, etc.).

Le parcours digital d’onboarding rend l’expérience collaborateur très enrichissante dès l’entrée du salarié dans son entreprise. La plateforme développée pour le groupe DomusVi propose quatre types de parcours pour permettre d’encadrer l’onboarding, de gérer sa marque employeur et d’entretenir des relations professionnelles à distance. L’objectif principal est de fidéliser les collaborateurs dès leur entrée dans l’entreprise.  Pour le manager, cette solution présente des avantages majeurs : gagner du temps dans le processus d’intégration, obtenir un feedback en temps réel, ou encore motiver les collaborateurs grâce à une information globale de son futur poste.